Es gibt keine Abkürzung


Motivation, Autonomie, Wissen, Ziele, Lehre und der Weg

Weg ist weg

Sunk Costs

Bei jedem eingeführten Produkt und auch bei jedem etablierten Prozess stellt sich irgendwann die Frage: Soll ich durch etwas Neues ersetzen? In manchen Fällen ist es einfach. Dann, wenn die Maschine bereits abgeschrieben ist und sich amortisiert hat. Dann, wenn die neue Version der Software verfügbar ist, die genau die schon lange vermissten Funktionen implementiert.

Aber in manchen Fällen ist die Entscheidung nicht so einfach und eindeutig. Folgendes Szenario: Zwei Alternativen stehen zur Auswahl, die Nutzung der bereits eingeführten und etablierten Software und das Umstellen auf die Variante eines anderen Herstellers. Die gesamte Prozedur ist notwendig, vom Design über die Implementierung bis hin zur Schulung der Mitarbeiter. Und jetzt setzt schnell ein psychologischer Effekt ein: Die Berücksichtigung der Zeit, des Aufwands und der Kosten, die bereits in die bestehende Lösung geflossen sind.

Im Englischen wird dies sehr griffig als “Sunk Costs” bezeichnet. Die durch die bestehende Lösung verursachten Kosten sind weg. Bei der Entscheidung zwischen zwei Optionen ist nur die Zukunft wichtig. Diese Aussage gilt auch, oder sogar insbesondere, für Prozesse. Meist sind diese stark in der Unternehmenskultur verankert. Lange ist an der Vorgehensweise gefeilt worden und jeder weiß, was er zu tun hat. Nur irgendwann funktioniert der Prozess nicht mehr. Dies kann beispielsweise für Vertriebsprozesse gelten, wenn sich die Kundenanforderungen geändert haben oder neue Wettbewerber am Markt sind. Nur, man hängt am etablierten Prozess, feilt vielleicht noch an Details, aber der grundlegende Wechsel bleibt aus.

Dies ist übrigens kein Plädoyer für ständige Wechsel der Prozesse oder dem Nachlaufen nach dem neuesten glänzenden Werkzeug, Framework oder Algorithmus. Wenn ich behaupte, dass nur die Zukunft relevant ist, sind auch die virtuellen Kosten in Form von Widerständen (z.B. die Resistenz der Mitarbeiter und Kollegen) mit zu berücksichtigen. Selbst wenn dies nur schwer in Zahlen zu erfassen und zu messen ist. Nur sollte niemand den falschen Gründen an den bestehenden Lösungen festhalten.

Übrigens: Einen ähnlichen Effekt machen sich häufig Videospiele wie Rollenspiele oder Aufbaustrategiespiele zu nutze. Durch das Ansammeln von Punkten, virtuellen Gegenständen und generell die Zeit, die in das Spiel geflossen ist, wird die Entscheidung zu wechseln oder zu beenden stark beeinflusst. Das Gefühl, etwas wertvolles aufzugeben, ist stark. In den meisten Fällen hat dies allerdings keine reale Auswirkung auf die Entscheidung, was man stattdessen mit seiner Zeit machen möchte.

Titelbild: Nick Jio https://unsplash.com/photos/4y4pTj-9phI


Hero und trotzdem Zero

Herrscher über die Emailflut

Wir alle bekommen zu viele Emails. Email wird auch gerne einmal totgesagt. Trotzdem ist dies (und vermutlich nicht nur für mich) immer noch eines der wichtigsten Kommunikationsmedien: Asynchron, zuverlässig und weiterhin breit verfügbar.

Schnell wird der Posteingang dann zur fremdbestimmten ToDo-Liste und wichtige Dinge gehen unter. Die Benachrichtigungen über neue Emails im Emailprogramm per Ton und Popup auszuschalten, um zumindest Störungen klein zu halten, ist dabei noch der erste Schritt.

Die Emailflut selbst wird dann per Filtern und Markieren beherrscht mit dem Ziel den Posteingang so klein wie möglich (ab zur Zero für den Hero1) zu bekommen. Dieser Blogpost beschreibt meine Strategien, die sich über die Jahre entwickelt haben, um das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen.

Alle folgenden Beispiele sind per Mozilla Thunderbird umgesetzt, sollten sich aber mit den meisten Emailprogrammen ähnlich realisieren lassen.

Mehr Durchblick

Da eine Email häufig nicht allein kommt, bietet es sich an, die Thread-View einzuschalten. In der Emailübersichtsliste ist dies das erste Symbol noch vor dem Stern zum Markieren von Emails. Einmal aktiviert werden Emaildialoge in einer Baumansicht zusammen dargestellt. Die chronologische Reihenfolge des gesamten Posteingangs gilt dabei aber nicht mehr, was gerade zu Beginn ein wenig verwirrend sein kann.

Es fehlen aber dann noch die eigenen Emails, wenn man sich selbst mit am Dialog beteiligt. Einige gehen dazu über sich selbst in CC zu setzen, noch nützlicher finde ich die Einstellung eigene Antworten direkt im Ordner der beantworteten Email abzulegen. So bleiben die Dialoge direkt beisammen, was insbesondere beim Filtern wie im nächsten Abschnitt beschrieben nützlich ist. Die passende Einstellung dafür befindet sich im Abschnitt Copies & Folders in den Einstellungen des jeweiligen Emailaccounts.

Von Wichtigem und weniger Wichtigem

Meine Filterliste besteht inzwischen aus über 30 verschiedenen Filtern, wobei sich die Konzepte überschneiden, Filterkriterien und Ziel aber jeweils anders sind:

Jedem sein eigenes Töpfchen: Der einfachste Fall sind noch Emails von Newslettern (wenn erwünscht), Rundmails an Verteilerlisten usw. In der Regel können diese über Absender- oder Empfängeradresse direkt in spezielle Ordner verschoben werden und verschwinden aus dem Posteingang bis man sich explizit die Zeit dafür nimmt.

Du weißt nicht worum es geht?: Ich auch nicht. Recht radikal, aber wirksam; Empfehlung auf einer Schulung durch das DLR: Emails mit leerem Betreff direkt in den Papierkorb werfen.

Bin ich gemeint?: Email kennt nicht nur das An-Feld. CC als Kopie gibt es schließlich auch noch. Meist betrifft dies Emails, die mehr zur Information gedacht sind als direkte Antworten erfordern. Also weg damit aus dem Posteingang und in seinen speziellen Ordner.

Auch Anfragen unbekannter (Kriterium: nicht im Adressbuch, inkl. der automatisch durch Beantworten von Emails gesammelten Adressen) oder externer (fremde Domain) Absender erfordern häufig keine sofortige Reaktion. Und Emails, bei denen die eigene Adresse gar nicht vorkommt (Rundmails), für die aber kein eigener Ordner eingerichtet wurde, bilden die letzte Kategorie.

Jeder dieser drei Arten bekommt einen eigenen Ordner, in den diese Emails einsortiert werden: 1_CC, 2_Extern, 3_Indirekt.

Die Zahlen davor sorgen lediglich für die Reihenfolge der Ordner im Thunderbird, da dieser die Ordner alphabetisch sortiert. Der vierte Ordner 4_CFP ist noch ein Sonderfall, hier landen alle Emails mit Call for Paper im Betreff, da es sich hier um den Aufruf zur Einreichung von Konferenzbeiträgen handelt; oft auf der Grenze zwischen sinnvoll und Spam.

Die Erfahrung hat dann aber leider gezeigt, dass die Versuchung (mangelnde Selbstbeherrschung) doch nur einmal kurz die Emails zu lesen massiv steigt, wenn sich die Anzahl der ungelesenen Emails auch in diesen Ordnern erhöht. Abhilfe geschaffen hat lediglich die Emails nicht nur zu verschieben, sondern auch gleich als Gelesen zu markieren. Um dann doch wieder die neuen von den alten Emails unterscheiden zu können helfen virtuelle Ordner im Thunderbird mit gespeicherten Suchen:

Sammelordner: Im Thunderbird lassen sich ordnerübergreifende Suchen speichern und damit als eigene Ordner in der Hierarchie anlegen. Die Ordner 0_ToDo und 0_Ungelesen sind zwei solche Ordner.

In Thunderbird können Nachrichten auf verschiedene Art markiert (getagged) werden. Für ausgewählte Emails geht dies auch einfach als Shortcut über die Zahlen 0 (Tags entfernen) bis 5.

Kriterien für den ToDo-Ordner

Über die Tags To Do und Important sowie die Markierung per Stern landen alle Emails, die eine Beantwortung erfordern oder Aufgaben beinhalten, unabhängig vom Ablageort auch im Ordner 0_ToDo.

Der virtuelle Ordner 0_Ungelesen sammelt dagegen alle Emails die noch nicht bearbeitet wurden. Da beim Filtern von CC- und ähnlichen Emails diese als gelesen markiert werden um nicht in der Ordnerübersicht aufzufallen, bekommen diese einfach das Tag Ungelesen und sind damit gesammelt doch wieder an einer Stelle zu finden. Und da wird dann erst nachgeschaut, wenn Zeit dafür ist.

Verwirrung über alle Ordner hinweg: Diese ganze Sortierei in unzählige Ordner schafft zwar schön Platz in der Inbox und erlaubt die Konzentration auf das Wesentliche. Schnell gehen aber auch Zusammenhänge verloren. Mal ist man in CC, dann wieder nicht, und schon sind die Konversationen auseinander gerissen.

ThreadVis Addon

Über das Addon ThreadVis werden Emails einer Konversation wieder im Kontext sichtbar, egal wo sie gelandet sind. Das Addon blendet zusammenhängende Emails als Graph der Abhängigkeiten in der Ansicht jeder Email ein. Die aktuell ausgewählte Email wird in der Grafik leicht größer dargestellt, eigene Emails sind nicht ausgefüllte Kreise. Über die Abstände zwischen den Punkten lässt sich grob der zeitliche Abstand zwischen Emails abschätzen. Per Klick kann dann jede Email aufgerufen werden.

Spam

Manuelle Spamlisten von Absendern: Wer kennt sie nicht? Unaufgeforderte Werbeemails, entweder von Absendern und Firmen von denen man noch nie etwas gehört hat oder von Firmen, mit denen ein winziger Kontakt bestanden hat und die das für die Legitimation halten direkt einen Newsletter versenden zu dürfen. Die DSGVO hat daran auch nur wenig geändert. Bei letzteren Firmen besteht noch die geringe Chance, dass der Abmelden-Link berücksichtigt wird, aber bei den völlig unbekannten Absendern… Wenn diese schon die Anmeldung nicht korrekt durchführen, warum dann noch über das Abmelden die Bestätigung geben, dass die verwendete Emailadresse wirklich genutzt wird? Diese Emailabsender landen dann in der manuell geführten Spamliste und werden wegsortiert, gerne einmal auch für alle Emails der betreffenden Domain.

Bildspam: Spammails, die fast ausschließlich aus Bildern bestehen, sind wieder ein zunehmendes Problem geworden. Textbasierte Spamfilter funktionieren nicht und so geht einiges durch das Raster. Ein Filter, der auf den typischen Merkmalen dieser Emails basiert, schafft größtenteils Abhilfe, birgt aber je nach Art der üblicherweise erwünschten Emails auch ein größeres Risiko von Falsch-Positiven.

Diesen Spammails gemeinsam zu sein scheint, dass der Content-Type multi-part/related beinhaltet. Im Thunderbird lässt sich für dieses Headerfeld ein eigenes Filterkriterium anlegen. Ebenso sollte der Absender nicht in den eigenen Adressbüchern stehen, d.h. es hat noch keine Interaktion mit diesem gegeben. Und letztendlich ist häufig im eigentlichen An-Feld nicht die wirkliche Zieladresse lesbar. Bei großen Firmen/Institutionen bietet es sich auch an für Absender aus der eigenen Domain eine Ausnahme zu definieren, siehe letztes Filterkriterium im Beispiel.

Fazit

Die alles liest sich recht kompliziert und auch wenn das Anlegen und Pflegen der Filter Zeit gekostet hat, diese hat sich letztendlich schon wieder einige Male rentiert. Sowohl real als auch für das gute Gefühl Herr der Lage zu sein.


  1. Kalauer? Vielleicht. Und wer schafft schon wirklich 0 Emails in der Inbox?

Oversearched

Man kann sich auch kaputt suchen

Die schöne große Welt des Internets: Jede Information ist jederzeit in Sekundenbruchteilen verfügbar. Dummerweise hat dies gerne auch den Effekt die Suche nie enden zu lassen.

Dies fällt immer wieder auf wenn es um Einkäufe geht: Produktreviews lesen, vergleichen, gibt es nicht doch etwas Besseres, Billigeres? Schon mal im Hyperspace nicht der Wikipedia, aber des Amazons und Ebays verloren gegangen?

Im Endeffekt ist das auch nur eine andere Variante des FOMO - Fear of missing out, die Angst etwas zu verpassen und hier nicht das Optimum zu erhalten.

Und besonders anfällig sind eben die ständigen Optimierer dafür, auf der Suche nach dem Höher, Schneller, Weiter. Vielleicht ist es nach stundenlanger Suche ganz gut sich zurückzulehnen und zu sagen: Genug ist genug, besser wird’s nicht. Und vor allem: Die Welt geht nicht unter nicht das beste Schnäppchen gemacht zu haben.


Teflonbeschichtetes Kevlar

Hieb- und schussfest, der Rest tropft einfach ab

Da sind sie wieder, die kleinen Aufreger im Alltag: Im Straßenverkehr geschnitten worden, an der Kasse die langsame Schlange erwischt und überhaupt haben heute alle denen ich begegne miese Laune.

Wie einfach ist es doch, sich darüber wunderbar aufzuregen. Nur was nutzt das, außer sich selbst die Laune zu verderben? Der Impuls Ärger zu verspüren ist sicher normal, die Reaktion darauf hinsichtlich ihrer Heftigkeit und der Dauer aber liegt in der eigenen Hand. Genau dies ist eines der Ziele an denen ich permanent versuche zu arbeiten. Der wichtigste Schritt ist es den Impuls zu erkennen, geistig einen Schritt zurück zu treten (in Gedanken bis zehn zu zählen ist vielleicht doch gar nicht so dumm) und dann zu bewerten ob sich die Aufregung überhaupt lohnt.

In den meisten Fällen liegt schon der Auslöser außerhalb der eigenen Kontrolle und spielt in fünf Minuten (oder zehn Sekunden) bereits keine Rolle mehr (auf der Autobahn geschnitten worden?). Ebenso ist der Einfluss auf das eigene Leben oft weder dauerhaft noch einschneidend.

Über eine Email aufgeregt? Tonfall unhöflich? Seit wann transportiert geschriebener Text die ganze Bandbreite menschlicher Emotionen und Absichten? Eine der besten Maßnahmen die ich dabei für mich entwickelt habe: Eine Reaktion auf den nächsten Tag verschieben. Oder die Reaktion direkt aufschreiben und das Absenden auf den nächsten Tag verschieben. Häufig ist die Antwort nie abgesendet oder massiv überarbeitet worden.

Jeden Morgen wenn du aufwachst, sage dir: Alle mit denen ich heute zu tun habe sind Wichtigtuer, undankbar, arrogant, unehrlich, neidisch und ungerecht. All dies tun sie nur aus Unverständnis von Gut und Böse.

Marcus Aurelius, Selbstbetrachtungen, zweites Buch, 161-180 AD 1

Letztendlich ist das Ziel sich kürzer Aufzuregen. Noch besser ist es, sich gar nicht mehr aufzuregen, selbst wenn es berechtigt sein mag. Ärger und Wut helfen Niemandem und mit der passenden Erwartungshaltung lässt sich dem schon deutlich vorbeugen. Und im nächsten Schritt kann dann rationalisiert werden: Muss ich darauf reagieren oder kann ich es besser ignorieren? Warum macht der Andere dies (auf diese Weise)? Nicht emotional Abstumpfen, sondern für jede Situation die angemessene Reaktion generieren.

Ich wünsche mir einen mentalen Anzug aus teflonbeschichtetem Kevlar: Hieb- und schussfest und der Rest tropft einfach ab.

Am Ende baut sich der Lerneffekt sogar auf: Je mehr Reflexion über Ungerechtigkeiten und deren mögliche Ursachen umso weniger spontanen Ärger erzeugen sie. Der eigene Umgang mit den Situationen verbessert sich und damit auch in der Regel das Ergebnis.